Rachunkowość i finanse

Faktura proforma – czym jest i czy jest wiążąca?

W tym miejscu znajdziesz odpowiedź na pytanie, jak wygląda faktura proforma.

Każdy kto prowadzi swoje przedsiębiorstwo, ale także i większość osób realizujących zakupy przez internet, miał kontakt choć raz z fakturą pro forma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym naprawdę jest ten dokument i czym różni się on od normalnej faktury.

Faktura proforma – dowód handlowy czy księgowy?

Po łacinie pro forma znaczy „dla pozoru”, toteż nierzadko można spotkać się z objaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dowodem księgowym, a więc nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej lub w księdze przychodów i rozchodów. Rekomenduje się jednakże zatrzymać ją w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna być traktowana raczej jako dokument handlowy, będący rodzajem propozycji konkretnej oferty. Nie jest potwierdzeniem zrealizowania usługi ani zakupu towaru, a więc zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje skutków w obszarze podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ tyczy się sprzedaży czy też usługi, która jeszcze nie jest zrealizowana, więc warunki transakcji w niej przedłożone mogą nadal być zmienione.

O czym informuje faktura proforma?

Faktura proforma wygląda i posiada podobne elementy co faktura VAT, miedzy innymi:

  • datę i miejsce,
  • dane kontrahentów (odbiorcy oraz wystawcy),
  • nazwę towarów czy też usług, będących przedmiotem transakcji (razem z wskazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno konkretnych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana również słownie,
  • informacja o kwocie naliczonych rabatów,
  • stawka i obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty,
  • wskazanie daty dostarczenia towaru bądź wykonania usługi.

Aby nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, generującej skutki podatkowe, taką fakturę trzeba oznaczyć zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Powinno się też mieć na uwadze, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności dostarczenia klientowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie wystawia się w momencie, kiedy kontrahent wpłaci już zaliczkę czy też zapłaci w całości za przedmiot transakcji.